– Ingen raske løsninger

– Slik det er nå, er jeg dessverre redd for at mange av landets presumptivt beste byråer vil legge ned mindre og dårligere arbeid i konkurransene, eller utebli helt fra å delta, skriver Eldar Skylstad som tilsvar til Gunnar Bleness og Greta Hollmens forslag til løsning på problematikken rundt offentlige anbud.

I en kommentar skrur seniorrådgiver Gunnar Bleness og jurist Greta Hollmen på alarmklokkene med hensyn til at flere reklamebyråer nå vurderer sin deltagelse i offentlige anbudskonkurranser. I korte trekk mener de to at dette kan løses med  enkle grep som at reklamebransjen får en bedre forståelse for regelverket omkring offentlige anskaffelser og at oppdragsgiverne honorerer samtlige tilbydere for deres tilbudsarbeid. 

Dette kan for uinnvidde synes som enkle og kloke forslag, men det vil ikke løse problemet. 

I en av årets anbudskonkurranser gikk en statlig bedrift så langt at de ba om at tilbyderne skulle levere en ferdig film (!)

Hva angår tilbydersiden tror jeg ingen reklamebyråledere setter spørsmålstegn ved behovet for prosesser som er forutsigbare, åpne og etterprøvbare. De fleste byråer har liggende standardiserte besvarelser på de formelle kravene. Jeg er heller ikke i tvil om at norske byråledere forstår at pris alltid vil være et viktig parameter i anbudskonkurranser.

Utfordringen ligger på områder som omfanget og underlaget på faglige besvarelser, håndteringen av pris som parameter, samt prosess og subjektivitet.

La meg starte med omfanget og underlaget. De faglige oppgavene i et offentlig anbud krever ofte uforholdsmessig store ressurser. I en av årets anbudskonkurranser gikk en statlig bedrift så langt at de ba om at tilbyderne skulle levere en ferdig film (!), mens en annen oppdragsgiver nylig ba om følgende kreative leveranse (lett kamuflert):

  • Oppgave 1: Leverandøren utfordres til å sette sammen en overordnet markedsplan som kombinerer eksisterende elementer med nye/videreutviklede ideer. 
  • Oppgave 2: Hva bør oppdragsgiver gjøre for å ivareta og styrke selskapets omdømme, og pleie relasjonen til kundene i perioden frem mot 2017?

I tillegg ba man om løsning på ytterligere en problemstilling hvor det skulle leveres kreative løsninger. 

Og det stoppet ikke der. En av (!) de øvrige oppgavene lød: Oppdragsgiver har listet opp dagens markedsaktiviteter, og utfordrer Leverandøren om dagens løsning er optimal for å øke på selskapets KPIer.

Vi snakker her om en oppgave som, dersom den skulle løses forsvarlig, ville ha kostet mange hundre timer. Ja – faktisk er det snakk om å løse alle kommunikasjonsutfordringene til bedriften de nærmeste to årene. 

Selv om eksemplene er grelle, er de langt fra unike. Bleness og Hollmens forslag om at oppdragsgiver skal honorere hver enkelt tilbyder, ville derfor bety en enorm kostnad. 

I tillegg må løsningene som skal leveres inn i offentlige anbud jobbes ut i fra et svært tynt grunnlag. Til tross for omfattende dokumenter, er innsikten og underlaget som er nødvendig for å besvare oppgavene, svært tynt behandlet og ofte kreves det omfattende gravevirksomhet i åpne kilder for i det hele tatt å ha noe å bygge besvarelsene på. 

I ovennevnte eksempel ønsket altså oppdragsgiver seg en markedsplan, men hadde verken oppgitt budsjettrammer, kvantifiserte mål eller andre helt sentrale forutsetninger. Som følge av at undertegnede påpekte dette, ble heldigvis oppgaven endret. Eksempelet er likevel beskrivende for det gapet som er mellom hva oppdragsgiver ønsker levert og det de leverer av underlag. Konsekvens: Byråene må jobbe desto mer, og oppdragsgiver får besvarelser som i for stor grad er tuftet på antagelser – og som vil være et sjansespill å sette på lufta.

Selv om eksemplene er grelle, er de langt fra unike. Bleness og Hollmens forslag om at oppdragsgiver skal honorere hver enkelt tilbyder, ville derfor bety en enorm kostnad. Den eneste løsningen er at oppdragsgiver reduserer oppgavens omfang betydelig og sørger for relevant input som det er mulig å basere en fornuftig besvarelse på.

Så over til håndteringen av prisparameteret. Her lages det evalueringskriterier som til tider får et tragikomisk skjær over seg. Som i fjor da en stor statlig etat laget en konkurranse hvor prisen telte godt over 50 % av vurderingen. I tillegg skulle prisen vektes ut fra et poengsystem som i et gitt tilfelle kunne føre til at den beste faglige besvarelse, ville kunne bli slått ut av en svakere tilbyder med en forskjell i timeprisen på 1 krone! Da er det grunn til å spørre seg om dette er god bruk av skattebetalernes penger. Spesielt ille blir dette når det i utgangspunktet er gitt en fast kostnadsramme for den totale oppgaven. Da kan en mer useriøs aktør spekulere i å gi en timepris under kostpris, for så å kompensere med antall timer og billige ressurser. 

I dette tilfellet handlet oppgaven om å redde liv. Med en slik håndtering av anbudskonkurransen, blir ikke et liv mye verdt.

Mye handler dessverre om manglende kompetanse hos mange offentlige oppdragsgivere.

Siste punkt handler om prosess og subjektivitet. Regelverket rundt offentlige anbud er strengt og skal sikre en objektivt sett god løsning. Innenfor det strenge regelverket er det imidlertid fritt fram for å lage tildelingskriterier og oppgaver som gir eksisterende byråer eller noen forhåndsutplukkede kandidater betydelige fortrinn. Her kommer vi igjen inn på manglende underlag, som fører til at de som har jobbet med oppdragsgiver tidligere, vil stille med et stort fortrinn. 

I tillegg er det slik at et av de viktigste parameterne blir unndratt fra å bli vurdert – nemlig evnen til å samarbeide. For kommunikasjon er ikke noe som skapes av en part i et forhold, det er som regel dynamikken og samarbeidsklimaet partene i mellom som skaper resultatet. I offentlige anbud er det imidlertid kun unntaksvis at oppdragsgiver og tilbyder i det hele tatt møtes. Mulig det gir et skinn av objektivitet, men jeg vil si at det er sidestilt med å ansette noen kun basert på en skriftlig søknad – uten intervju. 

Dette ble et langt tilsvar. Lengden på kommentaren er imidlertid en følge av de utfordringene vi ser i de offentlige anbudene. Og dessverre ser jeg ingen raske løsninger på dette. Mye handler dessverre om manglende kompetanse hos mange offentlige oppdragsgivere. I Kreativt Forum prøver vi derfor å holde et øye på anbudsinvitasjonene som legges ut, og veileder så godt det er mulig. Dette for å sikre prosesser som gavner både tilbydere og oppdragsgivere. 

Men det blir dessverre ofte både for sent og for lite. Vårt største savn er en beslutningsdyktig sentralisert motpart på oppdragsgiversiden som i større grad kunne ha rettledet og bidratt inn i prosessene. Det ville sannsynligvis ha forbedret avkastningen på de offentlige midlene betraktelig, og sørget for at offentlige anbudskonkurranser igjen ble attraktive. Slik det er nå, er jeg dessverre redd for at mange av landets presumptivt beste byråer vil legge ned mindre og dårligere arbeid i konkurransene, eller utebli helt fra å delta. Det blir rett og slett for dyrt.

Eldar Skylstad er styreleder i Kreativt Forum og daglig leder i DDB Oslo.

Kommentarer

Ingen kommentarer ennå.

Logg inn eller opprett en konto for å være med i diskusjonen.